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「伝えたつもり」になっていませんか？相手に伝わる情報の届け方
企業のホームページやSNSなど、私たちは日々さまざまな情報を目にしています。
企業にとっても、自社の商品やサービス、取り組みなどを知ってもらうために、情報発信は欠かせないものになっています。
しかし、こんなことはないでしょうか。
「ホームページに情報を載せているのに、同じ質問を何度も受ける」
「SNSで投稿を続けているけれど、なかなか反応がない」
「自社の強みを紹介しているのに、うまく伝わっていない気がする」
こうしたことが起こるのは、情報が不足しているからとは限りません。
もしかすると、企業が伝えたいことと、見る人が知りたいことに違いがあるのかもしれません。
今回は、ホームページやSNSなどの情報発信を例に、「伝えた」と「伝わった」の違いや、相手に伝わる情報を考えるためのポイントをご紹介します。
1. 「発信した」と「伝わった」は違う
ホームページに情報を掲載したり、SNSに投稿したりすれば、その情報は誰かに届く可能性があります。
しかし、情報を発信したからといって、必ずしも相手に伝わっているとは限りません。
例えば、企業のホームページにサービスの説明が掲載されていたとします。
サービスの特徴や会社の強みについて詳しく書かれていても、初めて訪れた人が「結局、何を依頼できるのか分からない」と感じることがあるかもしれません。
また、問い合わせ方法が分かりにくければ、興味を持ってもらえても、次の行動につながらない可能性があります。
大切なのは、情報が掲載されているかどうかだけではありません。
見る人が必要な情報を見つけられるか、内容を理解できるか、そして次にどうすればよいかが分かるか。
そこまで考えることが、伝わる情報発信につながります。
すべての人に一度で完璧に伝えることは難しいものです。だからこそ、「情報を載せたから大丈夫」と考えるのではなく、見る人の立場から確認してみることが大切です。
2. 「伝えたいこと」と「知りたいこと」を結びつける
企業が情報を発信するとき、自社の魅力や強みを伝えることは大切です。しかし、企業が伝えたいことと、ホームページを見る人が知りたいことは、必ずしも同じではありません。
例えば、ホームページで自社のサービスを紹介する場合を考えてみましょう。
企業が伝えたいことを中心にした文章
「当社は豊富な経験と高い技術力を活かし、お客様に最適なサービスをご提供しています。」
企業としての強みは伝わりますが、初めて読む人は「具体的に何を依頼できるの？」「どんな相談に対応してくれるの？」と感じるかもしれません。
そこで、見る人が知りたいことを意識してみます。
相手が知りたいことを意識した文章
「ホームページの新規制作から、公開後の更新・運用まで対応しています。『何から始めればいいか分からない』という段階からでもご相談いただけます。」
こちらは、依頼できる内容や相談できる範囲が具体的になりました。
もちろん、企業の強みや実績を紹介する必要がないわけではありません。
大切なのは、企業が伝えたい情報を、見る人が知りたいことと結びつけることです。
例えば、「高い技術力がある」ことを伝えるなら、その技術で何ができるのかを説明する。「実績が豊富」であれば、具体的な事例を紹介する。
まず相手の疑問に答え、その裏付けとして企業の強みや実績を伝えることで、情報の説得力も高まります。
相手が知りたいことを見つけるには？
では、見る人が求めている情報は、どうすれば分かるのでしょうか。
例えば、お客様から繰り返し寄せられる質問には、ヒントが隠れています。「料金の目安は？」「どこまで対応してもらえる？」といった疑問は、ホームページでも答えておきたい情報かもしれません。
また、初めてサービスを知る人の立場でホームページを見直したり、よく見られているページやSNSの反応を確認したりすることも参考になります。
情報を発信する前に、次の3つを考えてみましょう。
- 誰に見てもらいたいのか？
- その人は何を知りたいのか？
- 見た後に何を理解してほしいのか？
自分たちが伝えたいことだけでなく、相手の疑問や関心を知ることが、より伝わる情報発信につながります。
3. 同じ情報でも、見る人によって知りたいことは違う
一つのホームページでも、訪れる人の目的はさまざまです。
例えば、ある企業のホームページを訪れる人を考えてみましょう。
サービスを探している人
「どんなサービスがあるのか」「自分の希望に対応しているのか」「費用はどのくらいかかるのか」といった情報を探しているかもしれません。
取引を検討している人
「これまでにどんな実績があるのか」「安心して任せられる会社なのか」「どこまで対応してもらえるのか」といった情報が気になるかもしれません。
採用情報を探している人
「どんな仕事をするのか」「職場の雰囲気はどうか」「どのような働き方ができるのか」といった情報を求めているかもしれません。
このように、同じ企業のホームページでも、見る人によって必要な情報は異なります。
だからこそ、すべての情報を同じように並べるのではなく、目的に応じて必要な情報を見つけられる構成が大切になります。
これはSNSでも同じです。
例えば、企業が新しい設備を導入したことをSNSで紹介するとします。
「新しい設備を導入しました」というお知らせだけでも、企業の取り組みを知ってもらうことはできます。
しかし、その設備によって「何ができるようになったのか」「お客様にどのようなメリットがあるのか」まで紹介すれば、サービスに関心がある人にとって、より意味のある情報になるかもしれません。
一方で、採用を目的としたSNSであれば、新しい設備を使って働く社員の様子や、仕事内容を紹介する方が興味を持ってもらいやすい場合もあります。
同じ出来事でも、誰に届けたいかによって、伝える内容や切り口は変わります。
情報を発信する前に、「この情報は誰に向けたものなのか」を考えてみましょう。
4. 情報は「分かりやすい」だけでなく「見つけやすい」ことも大切
相手が知りたい情報を用意できたら、次はその情報をどのように見せるかを考えてみましょう。
どれだけ必要な情報が書かれていても、見つけにくい場所にあったり、長い文章の中に埋もれていたりすると、気づいてもらえないことがあります。
例えば、企業のホームページやSNSに掲載するイベントのお知らせを考えてみましょう。
同じ内容のお知らせでも、文章でまとめて伝える場合と、情報を項目ごとに整理する場合では、読み手の印象が変わります。
伝えている内容は同じですが、情報を項目ごとに整理することで、日時や場所など、知りたい情報をすぐに見つけられるようになりました。
特に、日時や料金、申し込み方法など、見る人が確認したい情報が決まっている場合は、このような整理が効果的です。
また、ホームページでは、重要な情報を目立つ場所に配置したり、内容ごとに見出しを付けたりすることも大切です。
SNSでも、投稿の最初に何についての情報なのかを示すことで、興味を持ってもらうきっかけになるかもしれません。
ホームページやSNSでは、すべての文章を最初から最後までじっくり読んでもらえるとは限りません。
そのため、「読めば分かる」だけでなく、「知りたい情報がすぐに見つかる」ことも重要です。
伝える内容だけでなく、情報の順番や見せ方にも目を向けてみましょう。
5. 発信した後も、相手の反応から見直してみる
相手のことを考えて情報を発信しても、必ずしも思いどおりに伝わるとは限りません。
だからこそ、発信した後の反応を確認することも大切です。
例えば、ホームページにサービスの内容を掲載しているのに、同じ質問が何度も寄せられる場合です。
「ホームページに書いてあるのに、どうして問い合わせが来るのだろう？」
そう感じるかもしれません。
しかし、情報が見つけにくい場所にあったり、説明だけでは自分の場合にも当てはまるのか判断できなかったりする可能性があります。
こうした場合は、寄せられた質問を参考に、情報の内容や見せ方を見直してみましょう。
改善のヒント
・よくある質問を追加する
・説明をより具体的にする
・重要な情報を見つけやすい場所へ移動する
また、SNSでは、投稿の閲覧数や反応を参考にすることもできます。
ただし、反応が多い投稿が、必ずしも本来届けたい相手に届いているとは限りません。
例えば、採用活動を目的とした投稿であれば、再生回数だけでなく、採用情報へのアクセスや応募につながっているかといった視点も重要になります。
ホームページでも同様に、アクセス数だけでなく、どのページが見られているか、問い合わせにつながっているかなど、目的に合った指標を確認することが大切です。
数字や反応だけで、情報が伝わったかどうかを完全に判断できるわけではありません。
それでも、実際のお客様の声や問い合わせ内容、アクセス状況などを組み合わせることで、改善のヒントが見えてくることがあります。
情報発信は、掲載したり投稿したりして終わりではありません。
相手の反応を参考にしながら、内容や見せ方を少しずつ見直していくことが、より良い情報発信につながります。
まとめ：伝えることは、相手の立場で考えること
今回は、ホームページやSNSなどで、相手に伝わる情報発信を考えるための5つのポイントをご紹介しました。
- 「発信した」と「伝わった」は違う
情報を掲載するだけでなく、見る人が理解できる内容になっているかを考える。 - 「伝えたいこと」と「知りたいこと」を結びつける
お客様からの質問や反応を参考に、求められている情報を整理する。 - 見る人の目的に合わせて伝える内容を考える
誰に届けたい情報なのかを明確にし、内容や切り口を工夫する。 - 必要な情報を見つけやすくする
情報の順番や配置、見せ方を工夫する。 - 発信後の反応を参考に改善する
問い合わせやアクセス状況などから、改善できる点を考える。
企業にとって、自社の魅力や強みを発信することは大切です。
しかし、伝えたいことをたくさん掲載するだけでは、見る人に十分伝わらないこともあります。
「自分たちは何を伝えたいのか」だけでなく、「見る人は何を知りたいのか」。
この両方を考えることが、伝わる情報発信の第一歩になります。
私たちサンコー印刷も、ホームページや印刷物など、さまざまな情報発信に携わっています。
情報をただ形にするのではなく、その先にいる人が何を求めているのかを考えながら、伝わる情報発信を大切にしていきたいと思います。
皆さんも、自社のホームページやSNSを見直すときには、「初めて見る人が知りたいことに、きちんと答えられているだろうか？」という視点で確認してみてはいかがでしょうか。